Les inscriptions sont ouvertes et les questions arrivent le soir
Un parent choisit une activité après le dîner, un adulte cherche une formation après le travail. C'est à ce moment que Chatrina répond aux questions sur les dates, les tarifs et les niveaux - comme votre site les décrit.
3 jours offerts · sans engagement · un aperçu sur votre propre site en une minute environ
Pourquoi les personnes intéressées ne finalisent pas leur inscription
Le secrétariat ferme à 16 h
La plupart des questions sur les cours arrivent après les heures d'ouverture. Au matin, le prospect a déjà regardé trois autres écoles.
Septembre et janvier font déborder la boîte mail
En pleine période d'inscriptions, une réponse par e-mail peut prendre des jours. Les groupes se remplissent plus lentement qu'ils ne le pourraient, parce que les gens attendent une information simple.
L'incertitude bloque la décision
Est-ce mon niveau, puis-je payer en plusieurs fois, et si je manque un cours. Une seule question sans réponse suffit à repousser l'inscription « à plus tard ».
Chatbot IA pour écoles de langues et organismes de formation - comment ça marche
Un chatbot IA sur le site d'une école, d'un centre de cours ou d'un organisme de formation prend en charge la première conversation que votre accueil aurait normalement. Chatrina lit vos descriptions de cours, plannings, tarifs, conditions, règles de désistement et de rattrapage, informations sur les attestations et possibilités de financement. Il répond ainsi aux futurs élèves et aux parents : quand démarre le prochain groupe, quels jours ont lieu les cours, combien coûte un trimestre et s'il est possible de payer en plusieurs fois. La réponse arrive tout de suite, pas deux jours plus tard, quand le prospect s'est déjà inscrit ailleurs.
Dans l'enseignement, les questions suivent un rythme très prévisible. Les parents cherchent des activités extrascolaires le soir, une fois les devoirs faits. Les adultes comparent les formations pendant la pause déjeuner et le dimanche après-midi. Les responsables RH demandent des formations intra-entreprise, la facturation et un programme sur mesure. Les pics tombent fin août, en septembre, en janvier et avant l'été, quand ouvrent les stages et les cours intensifs. Chatrina répond à chacun de ces moments, en anglais, espagnol ou allemand aussi, quand un étudiant étranger cherche un cours de français.
Le chat ne prend ni inscriptions ni paiements - il oriente vers votre formulaire d'inscription, votre test de niveau ou votre cours d'essai gratuit. Quand une question nécessite une personne, comme un parcours individualisé, un programme sur mesure pour une entreprise ou un remboursement, Chatrina propose de transmettre la demande à votre secrétariat et recueille les coordonnées. Vous voyez chaque conversation dans le tableau de bord et pouvez intervenir dans n'importe laquelle, et votre équipe commence la journée avec une liste de demandes prêtes au lieu d'une boîte mail pleine.
Ce que Chatrina explique aux futurs élèves
Dates et planning
Quand un groupe démarre, quels jours, combien de temps dure le cours, s'il existe une option en ligne. Sans cliquer sur plusieurs sous-pages.
Tarifs, paiement échelonné, réductions
Coût du semestre, paiement en plusieurs fois, réductions fratrie ou anciens élèves - conformément à votre grille tarifaire.
Quel cours pour qui
À partir de vos descriptions de cours, Chatrina indique le groupe adapté à un âge et un niveau donnés, et renvoie vers votre test de niveau si vous en avez un sur le site.
Démarches
Attestations, factures entreprise, règles de désistement et de rattrapage des cours. Ce que votre secrétariat explique d'habitude.
Exemple de journée de chat dans une école de langues
Une demande RH
Une responsable RH demande une formation bureautique sur tableur pour 8 salariés. Chatrina donne le programme et le prix de la session interentreprises d'après le site et transmet la demande de devis intra à votre équipe.
Choisir un niveau
Un adulte n'est pas sûr d'avoir déjà le niveau intermédiaire. Le chat explique ce qu'attend le groupe intermédiaire, tel que décrit sur votre site, et renvoie vers le test de niveau.
Un parent à la sortie de l'école
Un papa demande des cours le samedi matin pour sa fille de 11 ans. Chatrina donne les horaires des groupes enfants, le prix du trimestre et la réduction fratrie.
Une question de rattrapage
Un élève part deux semaines en déplacement professionnel. Le chat cite les règles de rattrapage de votre règlement et donne les coordonnées du secrétariat.
Un étudiant étranger
Quelqu'un écrit en portugais au sujet d'un cours de français pour débutants. Chatrina répond en portugais : dates, prix, format et lien d'inscription.
Les situations individuelles des élèves vont à votre secrétariat
Chatrina ne sait rien de l'assiduité, des paiements ou des progrès d'un élève en particulier - il le dit et propose de mettre en relation avec l'école. Un membre de l'équipe reprend alors la conversation en un clic dans le tableau de bord, et l'IA se tait.
- L'IA répond tout de suiteÀ toute heure, à partir de votre site et de ce que vous ajoutez vous-même.
- Un humain reprend la main en un clicVous ou une personne de votre équipe entrez dans la conversation, et Chatrina se tait.
- Vous voyez tout dans le tableau de bordChaque conversation, chaque question et chaque réponse.
Comment lancer un chatbot IA dans votre école ou organisme de formation
Saisissez l'adresse du site de votre école
Chatrina lit vos pages de cours, plannings, tarifs et règlements. Si votre emploi du temps se trouve dans un PDF ou un système d'inscription séparé, mettez les dates clés sur le site ou ajoutez-les dans le tableau de bord.
Ajoutez des consignes pour votre secrétariat
Par exemple : « quand quelqu'un demande son niveau, donne toujours le lien du test de niveau », « transmets les demandes de formation entreprise à l'équipe », « ne promets jamais une place - renvoie vers le formulaire d'inscription ».
Testez l'aperçu avant la haute saison
Posez les questions de septembre : dates de rentrée, paiement échelonné, réductions, rattrapages. Faites-le avant l'ouverture des inscriptions pour combler les manques sur le site.
Mettez en ligne et organisez votre équipe
Collez le code sur votre site et ajoutez l'équipe d'accueil au tableau de bord. Elle reprend les conversations sur les élèves, les paiements et les devis entreprise.
Quoi ajouter sur le site de votre école pour que le chat réponde encore mieux
Des descriptions de niveaux en mots simples
Au lieu de « B1 » ou « Niveau 3 » seulement, décrivez ce que l'élève sait déjà faire et ce qu'il va apprendre. Le chat peut alors aider quelqu'un qui ne connaît pas l'échelle à choisir le bon groupe.
Des plannings en texte
Jours, horaires, date de début et nombre de séances pour chaque groupe. Un emploi du temps qui n'existe qu'en image ou en PDF est plus difficile à lire, et les réponses sont moins précises.
Les tarifs avec échéances et réductions
Précisez le montant et les dates des échéances, ainsi que les réductions fratrie, anciens élèves et paiement comptant. Ce sont les questions qui décident de l'inscription.
Règles de désistement et de rattrapage
Combien de cours manqués peuvent être rattrapés, la date limite pour se désister sans frais, ce qui se passe quand l'école annule un cours. Des règles claires, c'est moins de litiges en cours d'année.
Questions fréquentes
Le chat peut-il inscrire un élève ?
Non, Chatrina ne prend ni inscriptions ni paiements. Il donne les informations sur le cours et le lien vers votre formulaire d'inscription, et peut transmettre une demande de contact à votre équipe.
Chatrina évaluera-t-il le niveau de langue d'un candidat ?
Il ne fait pas passer de tests. D'après les descriptions de votre site, il explique à qui s'adresse un groupe et renvoie vers votre test de niveau ou votre cours d'essai, si vous en proposez.
Nous changeons nos cours chaque semestre. Dois-je le reparamétrer ?
Non. Mettez simplement votre site à jour - Chatrina le lit chaque nuit et rafraîchit ses connaissances tout seul. Les détails absents du site peuvent être ajoutés dans le tableau de bord.
Le chat peut-il dire combien de places il reste ?
Seulement si les places disponibles sont affichées sur votre site. Chatrina n'a accès ni à votre système d'inscription ni à vos listes. Quand il ne sait pas s'il reste de la place dans un groupe, il renvoie vers le formulaire d'inscription ou transmet la question à votre secrétariat.
Chatrina peut-il parler différemment aux parents et aux entreprises ?
Il répond à partir du même contenu du site mais s'adapte à la question. Dans le tableau de bord, vous pouvez ajouter des consignes, par exemple proposer systématiquement un appel avec votre responsable formation entreprise quand une société pose une question.
Combien de temps faut-il pour l'installer ?
Vous voyez un aperçu sur votre propre site en une minute environ. Ajouter des consignes et coller le code prend en général dix à quinze minutes. Aucun scénario de conversation à construire, ni besoin de lui apprendre chaque cours à la main.
Que se passe-t-il si l'IA ne connaît pas la réponse ?
Chatrina dit qu'il n'a pas cette information et propose de transmettre la question à votre secrétariat. Le prospect laisse un e-mail ou un téléphone, et vous voyez toute la conversation dans le tableau de bord. Ces questions vous montrent aussi quoi ajouter sur votre site.
Qu'en est-il de la confidentialité quand des parents d'enfants mineurs écrivent ?
Le chat ne demande pas d'informations sur les enfants et ne gère pas les inscriptions. Les parents ne partagent leurs coordonnées que s'ils souhaitent être recontactés par l'école, et les conversations sont conservées dans votre tableau de bord. Mentionnez le chat dans la politique de confidentialité de votre école ; Chatrina est conçu pour faciliter la conformité au RGPD.
Combien coûte Chatrina pour une école ?
Les formules commencent à 17 € par mois, avec d'abord 3 jours d'essai gratuit. Dans votre formule, le prix ne dépend ni du nombre de cours ni du nombre d'élèves. Tous les détails sont sur la page tarifs.
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Répond à vos clients à partir du contenu de votre site, 24h/24 et 7j/7
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Quelqu'un compare votre produit à deux autres et a une question sur une fonctionnalité. Chatrina répond à partir de votre site en quelques secondes - la nuit aussi, et en huit langues.
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Les candidats consultent les offres après leur poste, pas pendant vos heures d'ouverture. Chatrina répond à leurs questions sur le salaire, les prérequis et la candidature, d'après votre site.
Fitness et sport
La décision de se remettre au sport se prend le soir sur le canapé. C'est à ce moment que Chatrina répond aux questions sur les abonnements, le planning et les premiers cours - d'après votre site.
Voyez Chatrina sur votre propre site
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