De inschrijving is open en de vragen komen 's avonds
Een ouder kiest na het eten een cursus, een volwassene zoekt na het werk een opleiding. Juist dan beantwoordt Chatrina vragen over data, cursusgeld en niveaus - zoals je site ze beschrijft.
3 dagen gratis · geen contract · binnen ongeveer een minuut een preview op je eigen site
Waarom geïnteresseerden hun inschrijving niet afronden
Het secretariaat sluit om 16.00 uur
De meeste vragen over cursussen komen na kantoortijd. Tegen de ochtend heeft de geïnteresseerde al drie andere scholen bekeken.
September en januari overspoelen de inbox
In de drukste inschrijfperiode kan een antwoord per mail dagen duren. Groepen lopen trager vol dan nodig, omdat mensen op eenvoudige informatie wachten.
Onzekerheid houdt de beslissing tegen
Is dit mijn niveau, kan ik in termijnen betalen, wat als ik een les mis? Eén onbeantwoorde vraag is genoeg om de inschrijving “voor later” te bewaren.
AI-chatbot voor taalscholen en opleidingsbedrijven - zo werkt het
Een AI-chatbot op de website van een school, cursusaanbieder of opleidingsbedrijf neemt het eerste gesprek over dat je secretariaat normaal zou voeren. Chatrina leest je cursusbeschrijvingen, roosters, cursusgeld, voorwaarden, regels voor afmelden en inhaallessen, informatie over certificaten en financieringsmogelijkheden. Daarmee beantwoordt hij vragen van toekomstige cursisten en ouders: wanneer de volgende groep begint, op welke dagen de lessen zijn, wat een periode kost en of je in termijnen kunt betalen. Het antwoord komt meteen, niet twee dagen later, als de geïnteresseerde zich al ergens anders heeft ingeschreven.
Vragen in het onderwijs volgen een heel voorspelbaar ritme. Ouders zoeken 's avonds naar naschoolse activiteiten, als het huiswerk klaar is. Volwassenen vergelijken cursussen in hun lunchpauze en op zondagmiddag. HR-managers vragen naar incompany trainingen, facturatie en een programma op maat. Pieken vallen eind augustus, in september, januari en voor de zomer, als kampen en intensieve cursussen opengaan. Chatrina antwoordt op al die momenten, ook in het Engels, Spaans of Duits, als een internationale student een cursus Nederlands zoekt.
De chat neemt geen inschrijvingen of betalingen aan - hij verwijst mensen naar je inschrijfformulier, niveautest of gratis proefles. Vraagt iets om een mens, zoals een persoonlijk leerplan, een programma op maat voor een bedrijf of terugbetaling van cursusgeld, dan biedt Chatrina aan het verzoek door te zetten naar je secretariaat en verzamelt hij contactgegevens. Je ziet elk gesprek in het dashboard en kunt in elk ervan instappen, en je medewerkers beginnen de dag met een lijst kant-en-klare aanvragen in plaats van een volle inbox.
Wat Chatrina toekomstige cursisten vertelt
Data en rooster
Wanneer een groep begint, op welke dagen, hoe lang de cursus duurt, of er een online variant is. Zonder door meerdere subpagina's te klikken.
Cursusgeld, termijnen, kortingen
Kosten per semester, betalen in termijnen, korting voor broers en zussen of oud-cursisten - volgens je prijslijst.
Welke cursus bij wie past
Op basis van je cursusbeschrijvingen wijst Chatrina de groep aan voor een bepaalde leeftijd en een bepaald niveau, en linkt hij naar je niveautest als die op de site staat.
Papierwerk
Certificaten, facturen op bedrijfsnaam, regels voor afmelden en inhaallessen. De dingen die je secretariaat meestal uitlegt.
Een voorbeelddag van de chat bij een taalschool
Een vraag van HR
Een HR-manager vraagt naar een Excel-training voor 8 medewerkers. Chatrina deelt het programma en de prijs van de open cursus van de site en zet de offerteaanvraag voor een incompany training door naar je team.
Een niveau kiezen
Een volwassen cursist weet niet zeker of hij al op gemiddeld niveau zit. De chat legt uit wat de groep op gemiddeld niveau verwacht, zoals beschreven op je site, en linkt naar de niveautest.
Een ouder bij het schoolplein
Een vader vraagt naar lessen op zaterdagochtend voor zijn dochter van 11. Chatrina noemt de tijden van de kindergroepen, de prijs per periode en de korting voor broers en zussen.
Een vraag over inhaallessen
Een cursist gaat twee weken op zakenreis. De chat noemt de regels voor inhaallessen uit je voorwaarden en geeft de contactgegevens van het secretariaat.
Een internationale student
Iemand schrijft in het Engels over een cursus Nederlands voor beginners. Chatrina antwoordt in het Engels: data, prijs, vorm en de link om je in te schrijven.
Zaken van een individuele cursist gaan naar je secretariaat
Chatrina weet niets over de aanwezigheid, betalingen of voortgang van een bepaalde cursist - hij zegt dat en biedt aan contact te leggen met de school. Een medewerker neemt het gesprek dan met één klik over in het dashboard, en de AI wordt stil.
- De AI antwoordt directOp elk uur, op basis van je website en wat je zelf toevoegt.
- Een medewerker neemt met één klik overJij of iemand uit je team stapt in het gesprek, en Chatrina houdt zich stil.
- Je ziet alles in het dashboardElk gesprek, elke vraag en elk antwoord.
Zo zet je een AI-chatbot op voor je school of opleidingsbedrijf
Vul de website van je school in
Chatrina leest je cursuspagina's, roosters, cursusgeld en voorwaarden. Staat je rooster in een pdf of een apart inschrijfsysteem, zet dan de belangrijkste data op de site of voeg ze toe in het dashboard.
Voeg instructies voor je secretariaat toe
Bijvoorbeeld: "link altijd de niveautest als iemand naar zijn niveau vraagt", "zet aanvragen voor incompany trainingen door naar het team", "beloof nooit een plek - stuur mensen naar het inschrijfformulier".
Test de preview voor het drukke seizoen
Stel de vragen die mensen in september stellen: startdata, betalen in termijnen, kortingen, inhaallessen. Doe het voordat de inschrijving opengaat, zodat je gaten op de site kunt vullen.
Ga live en wijs je medewerkers aan
Plak de code op je site en voeg medewerkers van het secretariaat toe aan het dashboard. Zij nemen chats over die gaan over individuele cursisten, betalingen en offertes voor bedrijven.
Wat je op de site van je school zet zodat de chat nog beter antwoordt
Niveaus in gewone woorden
Beschrijf in plaats van alleen "B1" of "Niveau 3" wat een cursist al kan en wat hij gaat leren. Dan kan de chat iemand die de schaal niet kent helpen de juiste groep te kiezen.
Roosters als tekst
Dagen, tijden, startdatum en aantal lessen per groep. Een rooster dat alleen als afbeelding of pdf bestaat, is lastiger te lezen, dus de antwoorden worden minder concreet.
Cursusgeld met termijnen en kortingen
Vermeld het termijnbedrag en de vervaldata, plus kortingen voor broers en zussen, oud-cursisten en betaling ineens. Dit zijn de vragen die de inschrijving bepalen.
Regels voor afmelden en inhalen
Hoeveel gemiste lessen je kunt inhalen, tot wanneer je kosteloos kunt afmelden, wat er gebeurt als de school een les annuleert. Duidelijke regels betekenen minder discussie halverwege de cursus.
Veelgestelde vragen
Kan de chat een cursist inschrijven?
Nee, Chatrina neemt geen inschrijvingen of betalingen aan. Hij geeft de cursusgegevens en de link naar je inschrijfformulier, en kan een contactverzoek doorzetten naar je team.
Test Chatrina het taalniveau van een aanmelder?
Hij neemt geen tests af. Op basis van de beschrijvingen op je site legt hij uit voor wie een groep bedoeld is en linkt hij naar je niveautest of proefles, als je die aanbiedt.
We veranderen onze cursussen elk semester. Moet ik hem dan opnieuw trainen?
Nee. Werk gewoon je website bij - Chatrina leest hem elke nacht en ververst zijn kennis vanzelf. Losse details die niet op de site staan, voeg je toe in het dashboard.
Kan de chat vertellen hoeveel plekken er nog vrij zijn?
Alleen als de beschikbaarheid op je site staat. Chatrina heeft geen toegang tot je inschrijfsysteem of deelnemerslijst. Weet hij niet of er nog plek is in een groep, dan verwijst hij naar het inschrijfformulier of zet hij de vraag door naar je secretariaat.
Kan Chatrina anders praten met ouders en met bedrijven?
Hij antwoordt vanuit dezelfde inhoud van de site, maar past zich aan de vraag aan. In het dashboard kun je instructies toevoegen, bijvoorbeeld om bij een vraag van een bedrijf altijd een gesprek met je accountmanager zakelijke trainingen aan te bieden.
Hoe lang duurt het opzetten?
Binnen ongeveer een minuut zie je een preview op je eigen site. Instructies toevoegen en de code plakken kost meestal tien tot vijftien minuten. Je hoeft geen gespreksscripts te bouwen en hem niet elke cursus met de hand te leren.
Wat gebeurt er als de AI het antwoord niet weet?
Chatrina zegt dat hij die informatie niet heeft en biedt aan de vraag door te sturen naar je secretariaat. De geïnteresseerde laat een e-mailadres of telefoonnummer achter, en jij ziet het hele gesprek in het dashboard. Die vragen laten je ook zien wat je op je site moet aanvullen.
Hoe zit het met privacy als ouders van minderjarigen schrijven?
De chat vraagt niet naar gegevens van kinderen en handelt geen inschrijvingen af. Ouders delen contactgegevens alleen als ze willen dat de school contact opneemt, en gesprekken worden bewaard in je dashboard. Vermeld de chat in de privacyverklaring van je school; Chatrina is gebouwd om naleving van de AVG te ondersteunen.
Wat kost Chatrina voor een school?
Abonnementen beginnen bij € 17 per maand, met eerst 3 dagen gratis proefperiode. Binnen je abonnement hangt de prijs niet af van het aantal cursussen of cursisten. Alle details staan op de prijspagina.
Producten die passen
AI-chat
Beantwoordt klantvragen op basis van je website, 24/7
Livechat
Jij chat met klanten, de AI antwoordt als jij niet kunt
Bekijk andere branches
IT en SaaS
Iemand vergelijkt je product met twee andere en heeft één vraag over een functie. Chatrina antwoordt binnen seconden vanuit je website - ook 's nachts, en in acht talen.
Werving en uitzenden
Kandidaten bekijken vacatures na hun dienst, niet tijdens jouw kantoortijden. Chatrina beantwoordt hun vragen over loon, eisen en solliciteren, op basis van je website.
Fitness en sport
Het besluit om te gaan sporten valt 's avonds op de bank. Juist dan beantwoordt Chatrina vragen over abonnementen, het rooster en de eerste les - op basis van je website.
Bekijk Chatrina op je eigen website
Vul je websiteadres in en zie binnen ongeveer een minuut een gratis preview van een chat die je bedrijf kent. Probeer het daarna 3 dagen gratis, zonder langlopend contract.
3 dagen gratis · geen contract · binnen ongeveer een minuut een preview op je eigen site