Een ondernemer vraagt naar je tarieven. Antwoord meteen
Een ondernemer vergelijkt op één avond meerdere kantoren. Chatrina geeft je tarieven, wat je allemaal doet en hoe stukken worden aangeleverd, voordat hij het volgende kantoor een bericht stuurt.
3 dagen gratis · geen contract · binnen ongeveer een minuut een preview op je eigen site
Wat een traag antwoord een administratiekantoor kost
Aan het einde van de maand is er geen tijd voor aanvragen
Terwijl jij de boeken afsluit en aangiftes indient, liggen nieuwe aanvragen in de inbox. Je antwoordt dagen later - vaak aan iemand die al bij een ander kantoor heeft getekend.
Eén aanvraag is jarenlang een maandelijkse fee
Klanten van een administratiekantoor blijven lang. Daarom kost elke onbeantwoorde vraag over tarieven meer dan het lijkt.
Bestaande klanten bellen over kleine dingen
Wanneer moeten de facturen binnen zijn, waar stuur ik ze naartoe, doen jullie ook huurinkomsten? Je boekhouder stopt met werken om te herhalen wat al op de website staat.
Zo werkt een AI-chatbot op de website van een administratiekantoor
Een ondernemer die een boekhouder zoekt, wil eerst prijs en dienstverlening vergelijken. Wat kost de maandelijkse boekhouding voor een eenmanszaak met 20 transacties, doen jullie de loonadministratie voor een bv, regelen jullie de btw voor verkopen via Shopify en Amazon, zit de jaarrekening erbij? Een AI-chatbot op de website van een administratiekantoor beantwoordt die vragen meteen, in plaats van te verwijzen naar een formulier "vraag een offerte op maat aan". Chatrina leest je site - pakketprijzen, beschrijvingen van diensten, hoe stukken worden aangeleverd - en praat met bezoekers in een chatbubbel.
Vragen aan administratiekantoren komen 's avonds binnen, als ondernemers eindelijk aan hun papierwerk zitten, in het weekend voordat ze een nieuw bedrijf starten en rond de jaarwisseling, als veel mensen van kantoor wisselen. Ze stapelen zich ook op in je drukste weken: de maandafsluiting, de btw-aangiftes per kwartaal en de aangifteperiode inkomstenbelasting. Chatrina antwoordt dag en nacht in het Nederlands, Engels, Duits, Frans, Spaans, Portugees, Italiaans of Pools - handig als je ondernemers van buitenlandse afkomst of klanten met zaken in het buitenland bedient. Hij antwoordt alleen vanuit je eigen content en geeft nooit individueel belastingadvies.
Heeft iemand een offerte nodig voor een bijzonder bedrijf of wil hij halverwege het jaar van boekhouder wisselen, dan biedt Chatrina aan het verzoek door te zetten naar je kantoor. De prospect laat een naam en contactgegevens achter, en jij ziet het hele gesprek in het dashboard: rechtsvorm, aantal transacties per maand, aantal medewerkers. Genoeg om een voorstel te maken zonder apart kennismakingsgesprek. Bestaande klanten gebruiken de chat ook - voor deadlines van stukken of waar ze bonnetjes uploaden. Je kunt elk gesprek live volgen en er elk met één klik overnemen; de AI wordt stil en je boekhouder antwoordt.
Wat Chatrina uitlegt aan een toekomstige klant
Tarieven en pakketten
Boekhoudpakketten, grenzen voor het aantal stukken, loonadministratie als extra - zoals ze op je site staan.
Met wie je werkt
Zzp'ers, eenmanszaken, bv's, stichtingen, verhuurders, webwinkels. Een prospect checkt snel of zijn bedrijf bij je dienstverlening past.
Aan de slag
Welke stukken je klaarlegt, hoe de overdracht van een vorige boekhouder werkt, hoe snel je kunt beginnen.
Aanleveren en deadlines
Tot welke datum en via welk kanaal je facturen aanlevert. Deze antwoorden helpen ook je bestaande klanten.
Een dag vol chats op de website van een administratiekantoor
Bestaande klant voor het werk
Ze vroeg naar de deadline van deze maand voor bonnetjes. Chatrina noemde de datum van de klantenpagina en de uploadlink.
Eigenaar van een webwinkel
Een Shopify-verkoper vroeg of het kantoor de btw voor verkopen aan klanten in andere EU-landen regelt. De chat antwoordde vanuit de dienstenpagina en zette een offerteaanvraag door naar het team.
Overstappen van kantoor
De eigenaar van een kleine bv vroeg naar het overzetten van zijn administratie aan het begin van het jaar. Chatrina legde de stappen van de site uit, noemde volledige administratie vanaf € 295 per maand en verzamelde contactgegevens.
Freelance developer
Iemand die voor zichzelf begint, vroeg of hij beter een eenmanszaak of een bv kon kiezen. De chat legde uit dat dat in een adviesgesprek wordt besproken, noemde het tarief van de site en linkte naar het contactformulier.
Een bezoeker die in het Engels schrijft
Een vraag in het Engels over de boekhouding voor een familierestaurant. Chatrina antwoordde in het Engels op basis van de diensten van het kantoor en bood aan het verzoek door te zetten naar een boekhouder.
Een vraag over een specifieke aangifte? Je boekhouder antwoordt
Chatrina kent de administratie van je klanten niet, dus als ernaar gevraagd wordt, zegt hij dat hij het niet weet en biedt hij aan contact te leggen met het kantoor. Een boekhouder neemt het gesprek met één klik over in het dashboard en gaat alleen verder - de AI blijft erbuiten.
- De AI antwoordt directOp elk uur, op basis van je website en wat je zelf toevoegt.
- Een medewerker neemt met één klik overJij of iemand uit je team stapt in het gesprek, en Chatrina houdt zich stil.
- Je ziet alles in het dashboardElk gesprek, elke vraag en elk antwoord.
Zo zet je een AI-chatbot op voor je administratiekantoor
Publiceer je tarieven en diensten
Boekhoudpakketten, grenzen voor het aantal transacties, loonadministratie als extra, tarieven voor btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting, branches die je bedient. Hoe concreter, hoe beter de antwoorden.
Voeg kantoorregels toe in het dashboard
Bijvoorbeeld: adviseer niet over de keuze van rechtsvorm of aftrekposten, stuur vragen over specifieke aangiftes naar een boekhouder, bied voor bv's altijd een offerte op maat aan.
Bekijk de preview op je eigen site
Vul je webadres in en stel de chat binnen ongeveer een minuut de vragen van een prospect. Controleer of hij je pakketten en deadlines voor stukken correct noemt.
Plak de code en neem chats over
Eén regel code zet de chat op je site. Je boekhouders zien de gesprekken in het dashboard en nemen de gesprekken over die over de specifieke administratie van een klant gaan.
Wat je op je kantoorsite zet zodat de chat nog beter antwoordt
Tarieven per aantal transacties
Pakketten per rechtsvorm en aantal transacties per maand, met prijzen en een lijst met extra's. Dan kan de chat een echt bedrag noemen in plaats van een vage bandbreedte.
Hoe je stukken aanlevert
Deadlines, uploadportaal, e-mailadres, de app die je gebruikt, wat te doen met papieren bonnetjes. Deze antwoorden ontlasten je team elke maand opnieuw.
Overstappen, stap voor stap
Wat je verzamelt, hoe je de samenwerking met de vorige boekhouder beëindigt, hoe snel je kunt beginnen. Dit zijn de kernvragen van mensen die van kantoor wisselen.
Branches en bijzondere gevallen
E-commerce, vastgoed, bouw, transport, stichtingen. Beschrijf de niches waarin je gespecialiseerd bent, dan antwoordt de chat terecht "ja, we werken met bedrijven zoals het jouwe".
Veelgestelde vragen
Beantwoordt Chatrina belastingvragen?
Hij herhaalt wat er op je site staat of wat je in het dashboard toevoegt, zoals welke ondernemingsvormen en aangiftes je verzorgt. Hij adviseert niet over de individuele situatie van een klant - dan biedt hij aan contact te leggen met het kantoor.
Onze offertes hangen af van het aantal stukken. Hoe gaat de chat daarmee om?
Staan er pakketten of “vanaf”-prijzen op je site, dan deelt Chatrina die. Is een offerte op maat nodig, dan zegt hij dat en zet hij de aanvraag van de prospect door naar je team.
Hoeveel werk is het om op te zetten?
Je vult het adres van je website in, Chatrina leest hem, en je stelt de kleur van de chat en de begroeting in. Je plakt één regel code op je site. Daarvoor zie je binnen ongeveer een minuut een gratis preview op je eigen site, zonder aanmelden.
Ziet de chat de gegevens of aangiftes van onze klanten?
Nee. Chatrina heeft geen toegang tot je boekhoudsoftware of klantdossiers. Hij kent alleen de inhoud van je site en je notities, dus bij een vraag over een specifieke aangifte biedt hij aan de klant met je kantoor in contact te brengen.
Wat gebeurt er als de chat het antwoord niet weet?
Hij zegt dat hij die informatie niet heeft en biedt aan de vraag door te sturen naar je kantoor. De bezoeker laat contactgegevens achter en je ziet het gesprek in het dashboard. Voeg de ontbrekende info meteen toe, dan beantwoordt de chat het de volgende keer.
Kan de chat ook bestaande klanten helpen?
Ja, als klantinformatie op je site of in het dashboard staat: deadlines voor stukken, instructies voor uploaden, openingstijden. Vragen over specifieke aangiftes worden doorgezet, en een boekhouder kan de chat met één klik overnemen.
Hoe worden persoonsgegevens verwerkt, en hoe zit het met de AVG?
De chat beantwoordt vragen zonder gegevens te verzamelen. Een bezoeker deelt een naam en contactgegevens alleen als hij zelf een verzoek naar je kantoor wil sturen. Het is verstandig in de begroeting te vragen geen documenten of BSN in de chat te sturen, en de chat te vermelden in je privacyverklaring.
Kan de chat een afspraak met een boekhouder inplannen?
Nee, Chatrina ziet de agenda van je kantoor niet en maakt geen afspraken. Hij kan linken naar het contactformulier of de afsprakenpagina op je site, of het verzoek om een afspraak doorzetten naar je team.
Wat kost Chatrina voor een administratiekantoor?
Abonnementen beginnen bij € 17 per maand, en de eerste 3 dagen zijn gratis. Voordat je je aanmeldt, bekijk je de chat kosteloos als preview op de website van je kantoor.
Producten die passen
AI-chat
Beantwoordt klantvragen op basis van je website, 24/7
Livechat
Jij chat met klanten, de AI antwoordt als jij niet kunt
Bekijk andere branches
Advocatenkantoren
Iemand met een dagvaarding in de hand wil niet wachten tot maandag. Chatrina vertelt meteen welke zaken je kantoor behandelt, wat een consult kost en hoe je er een afspreekt.
IT en SaaS
Iemand vergelijkt je product met twee andere en heeft één vraag over een functie. Chatrina antwoordt binnen seconden vanuit je website - ook 's nachts, en in acht talen.
Financiën en verzekeringen
Mensen denken op het laatste moment en buiten kantoortijd aan hun verzekering. Chatrina vertelt wat je aanbiedt en wat je nodig hebt voor een offerte, en zet hun contactverzoek naar je door.
Bekijk Chatrina op je eigen website
Vul je websiteadres in en zie binnen ongeveer een minuut een gratis preview van een chat die je bedrijf kent. Probeer het daarna 3 dagen gratis, zonder langlopend contract.
3 dagen gratis · geen contract · binnen ongeveer een minuut een preview op je eigen site