Las matrículas están abiertas y las dudas llegan de noche
Una madre elige una actividad después de cenar, un adulto busca curso al salir del trabajo. Es entonces cuando Chatrina responde sobre fechas, precios y niveles de los grupos, tal como los describe tu web.
3 días gratis · sin permanencia · una vista previa en tu propia web en un minuto
Por qué los interesados no terminan de matricularse
La secretaría cierra a las 16:00
La mayoría de las preguntas sobre cursos llegan fuera del horario de oficina. Por la mañana, el interesado ya ha mirado otras tres academias.
Septiembre y enero desbordan el correo
En plena temporada de matrículas, una respuesta por email puede tardar días. Los grupos se llenan más despacio de lo que podrían porque la gente espera información sencilla.
La incertidumbre frena la decisión
¿Es mi nivel, puedo pagar a plazos, qué pasa si falto a una clase? Basta una pregunta sin responder para dejar la matrícula "para más adelante".
Chatbot con IA para academias de idiomas y centros de formación: cómo funciona
Un chat con IA en la web de una academia, un centro de cursos o una empresa de formación se encarga de la primera conversación que normalmente tendría tu secretaría. Chatrina lee las descripciones de tus cursos, horarios, precios, condiciones, normas de baja y de recuperación de clases, información sobre certificados y opciones de financiación. Con eso responde a futuros alumnos y familias: cuándo empieza el próximo grupo, qué días hay clase, cuánto cuesta un cuatrimestre y si se puede pagar a plazos. La respuesta llega al momento, no dos días después, cuando el interesado ya se ha matriculado en otro sitio.
En formación, las preguntas siguen un ritmo muy previsible. Los padres buscan extraescolares por la tarde, una vez terminados los deberes. Los adultos comparan cursos en la pausa de la comida y los domingos por la tarde. Los responsables de RR. HH. preguntan por formación a medida para empresas, facturación y temario personalizado. Los picos llegan a finales de agosto, en septiembre, en enero y antes del verano, cuando abren los campamentos y los intensivos. Chatrina responde en todos esos momentos, también en inglés, francés o alemán cuando un estudiante extranjero busca un curso de español.
El chat no gestiona matrículas ni cobros: remite a tu formulario de matrícula, a la prueba de nivel o a la clase de prueba gratuita. Cuando una pregunta necesita a una persona, como un plan de aprendizaje individual, un programa a medida para una empresa o la devolución de una matrícula, Chatrina ofrece pasar la solicitud a tu secretaría y recoge los datos de contacto. Ves cada conversación en el panel y puedes intervenir en cualquiera, y tu equipo empieza el día con una lista de consultas listas en lugar de una bandeja llena.
Lo que Chatrina cuenta a los futuros alumnos
Fechas y horarios
Cuándo empieza un grupo, qué días, cuánto dura el curso, si hay opción online. Sin tener que hacer clic en varias subpáginas.
Precios, plazos y descuentos
Coste por cuatrimestre, pago fraccionado, descuentos por hermanos o antiguos alumnos, según tus tarifas.
Qué curso encaja con quién
A partir de las descripciones de tus cursos, Chatrina indica el grupo adecuado para cada edad y nivel, y enlaza a tu prueba de nivel si la tienes en la web.
Trámites
Certificados, facturas a empresas, normas de baja y de recuperación de clases. Lo que normalmente explica tu secretaría.
Un día de ejemplo en el chat de una academia de idiomas
Una consulta de RR. HH.
Una responsable de RR. HH. pregunta por un curso de ofimática para 8 empleados. Chatrina comparte el temario y el precio del curso abierto según la web y pasa a tu equipo la solicitud de presupuesto para una formación cerrada.
Elegir nivel
Un alumno adulto no está seguro de tener ya nivel intermedio. El chat explica qué se espera en el grupo intermedio, tal como lo describe tu web, y enlaza a la prueba de nivel.
Un padre a la salida del colegio
Un padre pregunta por clases los sábados por la mañana para su hija de 11 años. Chatrina enumera los horarios de los grupos infantiles, el precio del cuatrimestre y el descuento por hermanos.
Una pregunta sobre recuperar clases
Una alumna va a viajar por trabajo dos semanas. El chat cita las normas de recuperación de clases de tus condiciones y da el contacto de secretaría.
Un estudiante extranjero
Alguien escribe en portugués sobre un curso de español para principiantes. Chatrina responde en portugués: fechas, precio, formato y el enlace para matricularse.
Los asuntos de cada alumno van a tu secretaría
Chatrina no sabe nada de la asistencia, los pagos o el progreso de un alumno concreto: lo dice y ofrece ponerle en contacto con la academia. Alguien del equipo toma entonces la conversación en el panel con un clic, y la IA se calla.
- La IA responde al momentoA cualquier hora, a partir de tu web y de lo que añadas tú.
- Una persona toma el relevo con un clicTú o alguien de tu equipo entráis en la conversación y Chatrina se calla.
- Lo ves todo en el panelCada conversación, cada pregunta y cada respuesta.
Cómo poner en marcha un chat con IA en tu academia o centro de formación
Introduce la web de tu academia
Chatrina lee las páginas de tus cursos, horarios, precios y condiciones. Si tu horario está en un PDF o en un sistema de matrícula aparte, pon las fechas clave en la web o añádelas en el panel.
Añade instrucciones para tu secretaría
Por ejemplo: "cuando alguien pregunte por su nivel, enlaza siempre la prueba de nivel", "pasa al equipo las solicitudes de formación para empresas", "no prometas nunca una plaza: remite al formulario de matrícula".
Prueba la vista previa antes de la temporada alta
Pregunta lo que la gente pregunta en septiembre: fechas de inicio, pago a plazos, descuentos, recuperación de clases. Hazlo antes de abrir matrículas para rellenar los huecos de la web.
Actívalo y asigna a tu equipo
Pega el código en tu web y añade al personal de secretaría al panel. Ellos toman los chats sobre alumnos concretos, pagos y presupuestos para empresas.
Qué añadir a la web de tu academia para que el chat responda aún mejor
Descripciones de niveles en lenguaje claro
En lugar de solo "B1" o "Nivel 3", describe lo que el alumno ya sabe hacer y lo que aprenderá. Así el chat puede ayudar a quien no conoce la escala a elegir el grupo adecuado.
Horarios en texto
Días, horas, fecha de inicio y número de sesiones de cada grupo. Un horario que solo existe como imagen o PDF es más difícil de leer, y las respuestas son menos concretas.
Precios con plazos y descuentos
Detalla el importe de cada plazo y sus fechas de pago, además de los descuentos por hermanos, antiguos alumnos y pago único. Son las preguntas que deciden la matrícula.
Normas de baja y recuperación
Cuántas clases perdidas se pueden recuperar, el plazo para darse de baja sin coste, qué pasa cuando la academia cancela una clase. Unas normas claras significan menos discusiones a mitad de curso.
Preguntas habituales
¿Puede el chat matricular a un alumno?
No, Chatrina no gestiona matrículas ni cobros. Da los datos del curso y el enlace a tu formulario de matrícula, y puede pasar una solicitud de contacto a tu equipo.
¿Chatrina evaluará el nivel de idioma de un alumno?
No hace pruebas. A partir de las descripciones de tu web explica para quién es cada grupo y enlaza a tu prueba de nivel o clase de prueba, si las ofreces.
Cambiamos los cursos cada cuatrimestre. ¿Tengo que volver a entrenarlo?
No. Basta con actualizar tu web: Chatrina la lee cada noche y actualiza lo que sabe por sí solo. Los detalles concretos que falten en la web se pueden añadir en el panel.
¿Puede el chat decir cuántas plazas quedan?
Solo si la disponibilidad de plazas aparece en tu web. Chatrina no tiene acceso a tu sistema de matrículas ni a las listas de alumnos. Cuando no sabe si un grupo tiene sitio, remite al formulario de matrícula o pasa la pregunta a tu secretaría.
¿Puede Chatrina hablar de forma distinta con familias y empresas?
Responde con el mismo contenido de la web, pero se adapta a la pregunta. En el panel puedes añadir instrucciones, por ejemplo ofrecer siempre una llamada con tu responsable de formación para empresas cuando pregunte una compañía.
¿Cuánto se tarda en configurarlo?
Ves una vista previa en tu propia web en un minuto. Añadir instrucciones y pegar el código suele llevar entre diez y quince minutos. No hay guiones de conversación que montar ni hace falta enseñarle cada curso a mano.
¿Qué pasa si la IA no sabe la respuesta?
Chatrina dice que no tiene esa información y ofrece pasar la pregunta a tu secretaría. El interesado deja su email o teléfono, y tú ves toda la conversación en el panel. Esas preguntas también te muestran qué añadir a tu web.
¿Qué pasa con la privacidad cuando escriben padres de menores?
El chat no pide datos de los niños ni gestiona matrículas. Los padres solo comparten sus datos de contacto si quieren que la academia les llame, y las conversaciones se guardan en tu panel. Menciona el chat en la política de privacidad de tu centro; Chatrina está pensado para ayudarte a cumplir el RGPD.
¿Cuánto cuesta Chatrina para una academia?
Los planes empiezan en 17 € al mes, con 3 días de prueba gratis antes. Dentro de tu plan, el precio no depende del número de cursos ni de alumnos. Todos los detalles están en la página de precios.
Productos que encajan
Chat con IA
Responde a tus clientes con el contenido de tu web, 24/7
Chat en vivo
Tú hablas con los clientes; la IA responde cuando no puedes
Mira otros sectores
IT y SaaS
Alguien compara tu producto con otros dos y tiene una duda sobre una función. Chatrina responde a partir de tu web en segundos, también de noche y en ocho idiomas.
Selección y ETT
Los candidatos miran ofertas de empleo al salir de su turno, no en tu horario de oficina. Chatrina responde sobre sueldo, requisitos y cómo inscribirse, a partir de tu web.
Gimnasios y deporte
La decisión de empezar a entrenar se toma en el sofá, por la noche. Es justo entonces cuando Chatrina responde sobre cuotas, horarios y primeras clases, a partir de tu web.
Mira Chatrina en tu propia web
Indica la dirección de tu web y en un minuto verás una vista previa gratis de un chat que conoce tu negocio. Después pruébalo gratis 3 días, sin permanencia.
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