Die Anmeldung läuft, und die Fragen kommen nachts
Eltern wählen einen Kurs nach dem Abendessen, Erwachsene suchen nach der Arbeit. Genau dann beantwortet Chatrina Fragen zu Terminen, Gebühren und Gruppenniveaus - so, wie Ihre Website sie beschreibt.
3 Tage gratis · ohne Vertragsbindung · Vorschau auf Ihrer Website in etwa einer Minute
Warum Interessenten die Anmeldung nicht abschließen
Das Sekretariat schließt um 16 Uhr
Die meisten Fragen zu Kursen kommen nach Bürozeiten. Bis zum Morgen hat sich der Interessent drei andere Schulen angesehen.
September und Januar fluten das Postfach
In der Hauptanmeldezeit kann eine Antwort per E-Mail Tage dauern. Gruppen füllen sich langsamer als möglich, weil Menschen auf einfache Informationen warten.
Unsicherheit bremst die Entscheidung
Ist das mein Niveau, kann ich in Raten zahlen, was, wenn ich eine Stunde verpasse? Eine einzige unbeantwortete Frage reicht, damit die Anmeldung „auf später“ verschoben wird.
KI-Chatbot für Sprachschulen und Weiterbildungsanbieter - so funktioniert es
Ein KI-Chat auf der Website einer Schule, eines Kursanbieters oder eines Weiterbildungsunternehmens übernimmt das erste Gespräch, das sonst Ihr Sekretariat führen würde. Chatrina liest Ihre Kursbeschreibungen, Stundenpläne, Gebühren, Teilnahmebedingungen, Regeln zu Abmeldung und Nachholstunden, Angaben zu Zertifikaten und Fördermöglichkeiten. Daraus beantwortet sie Fragen von Interessenten und Eltern: Wann startet die nächste Gruppe, an welchen Tagen ist Unterricht, was kostet ein Semester, gibt es Ratenzahlung? Die Antwort kommt sofort, nicht zwei Tage später, wenn sich der Interessent längst woanders angemeldet hat.
Fragen im Bildungsbereich folgen einem sehr vorhersehbaren Rhythmus. Eltern suchen abends nach Nachmittagsangeboten, wenn die Hausaufgaben erledigt sind. Erwachsene vergleichen Kurse in der Mittagspause und am Sonntagnachmittag. Personalverantwortliche fragen nach Firmenschulungen, Rechnungsstellung und individuellen Lehrplänen. Spitzen gibt es Ende August, im September, im Januar und vor dem Sommer, wenn Ferienkurse und Intensivkurse starten. Chatrina antwortet in jedem dieser Momente, auch auf Englisch, Spanisch oder Polnisch, wenn jemand aus dem Ausland einen Deutschkurs sucht.
Der Chat nimmt keine Anmeldungen oder Zahlungen an - er verweist auf Ihr Anmeldeformular, Ihren Einstufungstest oder die kostenlose Probestunde. Braucht eine Frage einen Menschen, etwa ein individueller Lernplan, ein Firmenprogramm nach Maß oder eine Rückerstattung, bietet Chatrina an, die Anfrage an Ihr Sekretariat weiterzugeben, und nimmt Kontaktdaten auf. Sie sehen jedes Gespräch im Dashboard und können in jedes eingreifen, und Ihr Team beginnt den Tag mit einer Liste fertiger Anfragen statt mit einem vollen Postfach.
Was Chatrina künftigen Teilnehmenden erklärt
Termine und Stundenplan
Wann eine Gruppe startet, an welchen Tagen, wie lange der Kurs läuft, ob es eine Online-Variante gibt. Ohne Klicken durch mehrere Unterseiten.
Gebühren, Raten, Rabatte
Kosten pro Semester, Ratenzahlung, Geschwister- oder Treuerabatte - gemäß Ihrer Preisliste.
Welcher Kurs zu wem passt
Anhand Ihrer Kursbeschreibungen verweist Chatrina auf die Gruppe für ein bestimmtes Alter und Niveau und verlinkt Ihren Einstufungstest, falls Sie einen auf der Website haben.
Formalitäten
Zertifikate, Firmenrechnungen, Regeln für Abmeldung und Nachholstunden. Die Dinge, die sonst Ihr Sekretariat erklärt.
Ein Beispieltag im Chat einer Sprachschule
Eine Anfrage aus der Personalabteilung
Eine Personalleiterin fragt nach einer Excel-Schulung für 8 Mitarbeitende. Chatrina nennt Lehrplan und Preis des offenen Kurses von der Website und gibt die Angebotsanfrage für eine Inhouse-Schulung an Ihr Team weiter.
Das richtige Niveau
Ein erwachsener Lerner ist unsicher, ob er schon Mittelstufe ist. Der Chat erklärt, was die Mittelstufe laut Ihrer Website voraussetzt, und verlinkt den Einstufungstest.
Ein Vater vor der Schule
Ein Vater fragt nach Kursen am Samstagvormittag für seine 11-jährige Tochter. Chatrina nennt die Zeiten der Kindergruppen, den Semesterpreis und den Geschwisterrabatt.
Eine Frage zu Nachholstunden
Eine Teilnehmerin ist zwei Wochen beruflich unterwegs. Der Chat nennt die Regeln für Nachholstunden aus Ihren Bedingungen und die Kontaktdaten des Sekretariats.
Ein Interessent aus dem Ausland
Jemand schreibt auf Portugiesisch wegen eines Deutschkurses für Anfänger. Chatrina antwortet auf Portugiesisch: Termine, Preis, Format und der Link zur Anmeldung.
Anliegen einzelner Teilnehmender gehen an Ihr Sekretariat
Chatrina weiß nichts über Anwesenheit, Zahlungen oder Fortschritte einzelner Teilnehmender - sie sagt das und bietet den Kontakt zur Schule an. Eine Mitarbeiterin übernimmt das Gespräch dann mit einem Klick im Dashboard, und die KI verstummt.
- Die KI antwortet sofortRund um die Uhr, auf Basis Ihrer Website und Ihrer eigenen Ergänzungen.
- Ein Mensch übernimmt mit einem KlickSie oder jemand aus Ihrem Team steigt in die Unterhaltung ein, und Chatrina schweigt.
- Sie sehen alles im DashboardJede Unterhaltung, jede Frage und jede Antwort.
So starten Sie einen KI-Chat in Ihrer Schule oder Ihrem Weiterbildungsunternehmen
Geben Sie die Website Ihrer Schule an
Chatrina liest Ihre Kursseiten, Stundenpläne, Gebühren und Bedingungen. Liegt Ihr Stundenplan in einem PDF oder einem separaten Anmeldesystem, stellen Sie die wichtigsten Termine auf die Website oder ergänzen sie im Dashboard.
Ergänzen Sie Anweisungen für Ihr Sekretariat
Zum Beispiel: „bei Fragen zum Niveau immer den Einstufungstest verlinken“, „Anfragen zu Firmenschulungen ans Team weitergeben“, „nie einen Platz versprechen - immer aufs Anmeldeformular verweisen“.
Testen Sie die Vorschau vor der Hauptsaison
Stellen Sie die Fragen, die im September kommen: Starttermine, Ratenzahlung, Rabatte, Nachholstunden. Tun Sie das, bevor die Anmeldung öffnet, damit Sie Lücken auf der Website schließen können.
Live gehen und Ihr Team einteilen
Fügen Sie den Code auf Ihrer Website ein und nehmen Sie Ihr Sekretariat ins Dashboard auf. Es übernimmt Chats zu einzelnen Teilnehmenden, Zahlungen und Angeboten für Unternehmen.
Was Sie auf der Website Ihrer Schule ergänzen sollten, damit der Chat noch besser antwortet
Niveaubeschreibungen in klaren Worten
Statt nur „B1“ oder „Stufe 3“ beschreiben Sie, was jemand schon kann und was er lernen wird. Dann hilft der Chat auch jemandem, der die Skala nicht kennt, die richtige Gruppe zu finden.
Stundenpläne als Text
Tage, Uhrzeiten, Startdatum und Anzahl der Termine für jede Gruppe. Ein Stundenplan, der nur als Bild oder PDF existiert, ist schwerer zu lesen, und die Antworten werden ungenauer.
Gebühren mit Raten und Rabatten
Nennen Sie Ratenhöhe und Fälligkeiten sowie Geschwister-, Treue- und Vorauszahlungsrabatte. Genau diese Fragen entscheiden über die Anmeldung.
Regeln zu Abmeldung und Nachholstunden
Wie viele verpasste Stunden nachgeholt werden können, bis wann man kostenfrei zurücktreten kann, was passiert, wenn die Schule eine Stunde absagt. Klare Regeln bedeuten weniger Streit mitten im Semester.
Häufige Fragen
Kann der Chat jemanden anmelden?
Nein, Chatrina nimmt keine Anmeldungen oder Zahlungen an. Sie nennt die Kursdetails und den Link zu Ihrem Anmeldeformular und kann eine Kontaktanfrage an Ihr Team weitergeben.
Testet Chatrina das Sprachniveau eines Interessenten?
Tests führt sie nicht durch. Anhand der Beschreibungen auf Ihrer Website erklärt sie, für wen eine Gruppe gedacht ist, und verlinkt Ihren Einstufungstest oder die Probestunde, falls Sie diese anbieten.
Wir ändern unsere Kurse jedes Semester. Muss ich den Chat neu trainieren?
Nein. Aktualisieren Sie einfach Ihre Website - Chatrina liest sie jede Nacht und aktualisiert ihr Wissen selbstständig. Einzelne Details, die auf der Website fehlen, ergänzen Sie im Dashboard.
Kann der Chat sagen, wie viele Plätze noch frei sind?
Nur, wenn die Platzverfügbarkeit auf Ihrer Website angezeigt wird. Chatrina hat keinen Zugriff auf Ihr Anmeldesystem oder Ihre Teilnehmerlisten. Weiß sie nicht, ob eine Gruppe noch Platz hat, verweist sie auf das Anmeldeformular oder gibt die Frage an Ihr Sekretariat weiter.
Kann Chatrina mit Eltern anders sprechen als mit Unternehmen?
Sie antwortet aus denselben Website-Inhalten, passt sich aber der Frage an. Im Dashboard können Sie Anweisungen ergänzen, etwa bei Firmenanfragen immer ein Gespräch mit Ihrer Ansprechperson für Firmenkunden anzubieten.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Eine Vorschau auf Ihrer eigenen Website sehen Sie in etwa einer Minute. Anweisungen ergänzen und Code einfügen dauert meist zehn bis fünfzehn Minuten. Sie müssen keine Gesprächsskripte bauen und den Chat nicht jeden Kurs einzeln lehren.
Was passiert, wenn die KI die Antwort nicht kennt?
Chatrina sagt, dass ihr diese Information fehlt, und bietet an, die Frage an Ihr Sekretariat weiterzugeben. Der Interessent hinterlässt E-Mail oder Telefonnummer, und Sie sehen das ganze Gespräch im Dashboard. Solche Fragen zeigen Ihnen außerdem, was Sie auf Ihrer Website ergänzen sollten.
Wie steht es um den Datenschutz, wenn Eltern Minderjähriger schreiben?
Der Chat fragt keine Daten von Kindern ab und wickelt keine Anmeldungen ab. Eltern geben Kontaktdaten nur an, wenn sie möchten, dass sich die Schule meldet, und Gespräche werden in Ihrem Dashboard gespeichert. Erwähnen Sie den Chat in der Datenschutzerklärung Ihrer Schule - Chatrina ist darauf ausgelegt, die DSGVO-Konformität zu unterstützen.
Was kostet Chatrina für eine Schule?
Die Tarife beginnen bei 17 € pro Monat, vorher testen Sie 3 Tage kostenlos. Innerhalb Ihres Tarifs hängt der Preis nicht von der Zahl der Kurse oder Teilnehmenden ab. Alle Details finden Sie auf der Preisseite.
Passende Produkte
KI-Chat
Beantwortet Kundenfragen aus den Inhalten Ihrer Website, rund um die Uhr
Live-Chat
Sie chatten mit Kunden, die KI antwortet, wenn Sie keine Zeit haben
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IT und SaaS
Jemand vergleicht Ihr Produkt mit zwei anderen und hat eine Frage zu einer Funktion. Chatrina antwortet in Sekunden auf Basis Ihrer Website - auch nachts und in acht Sprachen.
Personal und Zeitarbeit
Bewerber schauen sich Stellenanzeigen nach ihrer Schicht an, nicht zu Ihren Bürozeiten. Chatrina beantwortet ihre Fragen zu Lohn, Anforderungen und Bewerbung - auf Basis Ihrer Website.
Fitness und Sport
Die Entscheidung, mit dem Training anzufangen, fällt abends auf dem Sofa. Genau dann beantwortet Chatrina Fragen zu Mitgliedschaften, Kursplan und ersten Stunden - auf Basis Ihrer Website.
Sehen Sie Chatrina auf Ihrer eigenen Website
Geben Sie Ihre Website-Adresse ein und sehen Sie in etwa einer Minute eine kostenlose Vorschau des Chats, der Ihr Unternehmen kennt. Danach 3 Tage kostenlos testen, ohne lange Vertragsbindung.
3 Tage gratis · ohne Vertragsbindung · Vorschau auf Ihrer Website in etwa einer Minute